Cómo crear una presentación de PowerPoint accesible

12 de enero de 2025 por Mondo2.0

Uno de los instrumentos más utilizados en la era digital es la presentación, una página digital que combina texto, imágenes, audio y video, siendo Microsoft PowerPoint el software más común para su creación. Elaboramos diapositivas para charlas, eventos, capacitaciones, tutoriales, así como para compartir información, consejos y facilitar la comunicación en diversas áreas.

Aquellos de nosotros que redactamos documentos en Microsoft Word estamos familiarizados con la función “Revisar – Editor”, que ayuda a detectar errores ortográficos y gramaticales. Sin embargo, muchos no conocen la función “Revisar – Comprobar accesibilidad” en PowerPoint, que resulta muy útil para evaluar la efectividad de nuestras presentaciones. Al observar la gran cantidad de presentaciones disponibles, es evidente que esta herramienta no se utiliza tanto como debería.

Antes de profundizar en esta función, es importante compartir algunos consejos clave que deben seguirse para crear una presentación en PowerPoint que sea verdaderamente accesible:

• Utiliza fuentes legibles y grandes, recomendándose un tamaño mínimo de 18 puntos. Fuentes como Calibri o Verdana son ideales, mientras que las fuentes demasiado ornamentadas deben evitarse.
• Opta por un fondo blanco o asegúrate de que exista un alto contraste entre el texto y el fondo.
• Organiza tus contenidos de manera clara y estructurada, evitando la saturación de información en las diapositivas. Puedes complementar tu presentación con artículos, anexos o enlaces a otras fuentes de información. No es necesario abarcar todos los detalles en las diapositivas, ya que probablemente no tendrás el tiempo para discutir todo.
• Incrementa el espacio entre las líneas para facilitar la lectura.
• Convierte los textos largos en listas de viñetas, ya que son visualmente más fáciles de seguir.
• Evita animaciones y transiciones que pueden dificultar la comprensión de la presentación para personas con discapacidades visuales u otros tipos de limitaciones. Siempre es recomendable llevar una copia PDF de la presentación; así, si presentas en un dispositivo o pantalla no habitual, tendrás una referencia consistente. Pueden ocurrir imprevistos en cualquier momento.
• El diseño de las diapositivas debe ser consistente, evitando variaciones excesivas en el formato. Esto asegura que no necesites revisar la diapositiva en cada paso, lo cual es crucial en las presentaciones breves.

Estos consejos iniciales nos llevan a una conclusión fundamental: La simplicidad es un objetivo primordial.

Asegura que todas las personas puedan entender tu presentación o lección en su totalidad.

Crear diapositivas excesivamente coloridas y saturadas de texto dificulta la comprensión de las ideas y el flujo de imágenes y efectos, lo que revela una falta de entendimiento sobre el propósito de PowerPoint, los espacios digitales y la dinámica de la comunicación con el público.

No es necesario probar tus habilidades en PowerPoint ni usar todas sus características. Debes tener en cuenta que en tu audiencia puede haber personas con percepciones de color alteradas, con un campo visual limitado, o con trastornos de atención, entre otros.

Una mejor gestión de imágenes, gráficos y elementos multimedia incluye:

• Incluir textos alternativos para las imágenes, que son descripciones breves y claras. Esto es especialmente útil para quienes utilizan herramientas que interpretan o leen las páginas, permitiendo que aquellos que no pueden ver las imágenes comprendan su contexto.
• Agregar subtítulos junto a cualquier material de audio o video.
• Incluir un encabezado si se trata de una tabla.

Utiliza, pero sobre todo, el asistente de accesibilidad de PowerPoint, disponible en el menú “Revisar” bajo “Comprobar accesibilidad”. Sigue las instrucciones y aplica las correcciones sugeridas.

Entre las características más relevantes de PowerPoint se encuentran:

• La verificación del orden de lectura, fundamental para favorecer la secuencialidad de la lectura mediante herramientas de interpretación de páginas, lo cual facilita que los participantes comprendan los conceptos en el orden adecuado.
• La función de texto alternativo, que permite que PowerPoint genere descripciones de manera semiautomática a través de reconocimiento de imágenes. Sin embargo, es esencial revisar estas descripciones. Recomiendo verificar y activar la opción de “aprobar texto alternativo” después de hacer las revisiones necesarias.

¿Por qué un blog de sociología como este se convierte en un tutorial sobre cómo crear presentaciones accesibles en PowerPoint?

La razón es sencilla: nos encontramos en una etapa temprana de la era digital, en sus inicios; todos estamos aprendiendo por nuestra cuenta. Al aprender a utilizar estas herramientas tecnológicas, a menudo nos vemos abrumados por sus posibilidades y, lo que es más importante, olvidamos considerar la diversidad de los usuarios y las audiencias.

Incluso más, la elaboración de presentaciones excesivamente complejas es una manifestación de la brecha digital, una separación que resulta de la falta de conciencia sobre el uso adecuado de estas herramientas y las repercusiones de su mal uso.

Elaborar una PowerPoint excluyente expone una fractura antropológica en el ámbito digital.

Aquellos que diseñan presentaciones en PowerPoint que no son “para todos” no solo están “digitalmente desactualizados”, sino que también están “rezagados digitalmente”.

¿Deseas más ejemplos sobre la brecha digital que nos afecta a todos?

• Enviamos correos electrónicos como si fueran mensajes instantáneos, inundando nuestras bandejas con respuestas breves y simples como “OK” o “Sí”. Sin embargo, los correos electrónicos, que antes denominábamos “cartas”, requieren una estructura y contenido más elaborado. ¿Por qué entonces abusar de esta práctica?
• A la inversa, en algunas circunstancias, llenamos correos electrónicos con documentos adjuntos sin aprovechar el almacenamiento en la nube, dificultando así la comunicación.
• Nos reunimos en múltiples videoconferencias, saturando nuestro tiempo digital con estas sesiones. Aunque estas herramientas son útiles y necesarias tras la pandemia, nos hemos sobrecargado digitalmente y hemos reducido el contacto personal, lo cual presenta desventajas claras en la capacitación y el soporte, especialmente en situaciones que requieren empatía y conexión.
• Reducimos nuestra capacidad de concentración al sentirnos obligados a responder a cada notificación de nuestros dispositivos, incluso cuando estamos realizando otras tareas, como conducir. Este comportamiento, además de ser peligroso, es uno de los aspectos que más me sorprende en el uso de la tecnología.

Frecuentemente discutimos la brecha digital, tomando como ejemplo la situación de una persona mayor que no puede navegar por plataformas digitales. Pero ¿qué pasaría si el uso más extendido y problemático fuera la creación de documentos digitales excesivamente complejos o los caminos de comunicación innecesariamente complicados? ¿Y si nuestras reacciones fueran proporcionadas?

El primer paso hacia una mejora es crear contenido digital inclusivo; es crucial cuestionar nuestras prácticas de comunicación, tiempo de respuesta y la cantidad de información compartida, especialmente si esto no permite la plena inclusión de todos los tipos de usuarios.

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